Objet

La présente politique décrit et explique comment et pourquoi la Bibliothèque publique d’Ottawa (BPO) recueille, utilise, protège et communique les renseignements personnels de sa clientèle.

Énoncé

La BPO s’engage à protéger la vie privée des gens en assurant la protection des renseignements personnels dont elle a la garde ou le contrôle. Elle est également résolue à respecter les valeurs d’intégrité, de transparence et de responsabilisation dans ses activités et ses interactions avec sa clientèle. La BPO gère les renseignements personnels conformément aux responsabilités et exigences énoncées dans la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée, L.R.O. 1990, c. M.56 (LAIMPVP) et autres lois applicables. La BPO recueille des renseignements personnels sur la clientèle en vertu de la Loi sur les bibliothèques publiques, L.R.O. 1990, c. P. 44, et les utilise aux fins de la prestation de ses services et programmes.

Champ d’application

La présente politique s’applique à l’ensemble du personnel lorsqu’il traite des renseignements relatifs à la clientèle, tant sous forme papier que numérique. La présente politique ne s’applique pas : 

• aux renseignements permettant d’identifier une personne qui sont conservés aux fins de la tenue d’un dossier accessible au public; par exemple, les notices de catalogage des documents de la collection; 
• aux dossiers d’emploi de la BPO, notamment les dossiers de gestion du rendement du personnel et les dossiers relatifs aux relations de travail.

Définitions

En cas de contradiction entre les présentes définitions et la LAIMPVP, c’est cette dernière qui prévaut.

• Adresse IP : Identifiant numérique attribué à un appareil connecté à un réseau, qui permet d’identifier cet appareil ou d’estimer sa localisation. Une adresse IP constitue un renseignement personnel lorsqu’elle peut raisonnablement être liée à une personne identifiable, seule ou en combinaison avec d’autres données. 
• Anonymisation : Processus consistant à supprimer ou à modifier des renseignements personnels de manière à ce qu’ils ne puissent plus, de façon raisonnable, servir à identifier une personne. Les renseignements dûment anonymisés ne constituent pas des renseignements personnels.
• Atteinte à la vie privée Situation dans laquelle des renseignements personnels sont volés, perdus ou communiqués sans autorisation.
• Clientèle : Personne qui possède une carte de la BPO, visite un espace de la BPO (physique, virtuel ou mobile) ou participe à une activité de la BPO. 
• Fournisseur de services tiers : Organisme externe qui fournit des services à la BPO ou en son nom et qui peut avoir accès à des renseignements personnels (p. ex. fournisseurs de contenu numérique, agences de recouvrement ou plateformes de sondage). 
• Personne qui peut être identifiée : Toute personne dont l’identité peut être établie directement ou indirectement au moyen de renseignements utilisés seuls ou combinés à d’autres renseignements raisonnablement accessibles. 
• Renseignements anonymes : Renseignements qui n’identifient pas une personne et qui ne peuvent raisonnablement servir, seuls ou avec d’autres renseignements, à établir son identité. Les renseignements anonymes ne constituent pas des renseignements personnels. 
• Renseignements personnels : Ensemble des renseignements consignés se rapportant à une personne qui peut être identifiée. Cela comprend les renseignements qui permettent d’identifier directement une personne (p. ex. son nom) ainsi que ceux qui peuvent permettre de l’identifier indirectement lorsqu’ils sont combinés à d’autres données. En voici des exemples, lorsqu’ils peuvent être associés à une personne : adresse, numéro de téléphone, adresse courriel, numéros d’identification, renseignements financiers liés à des transactions, correspondances privées et identifiants en ligne, comme les adresses IP. Les renseignements associés à une personne dans l’exercice de ses fonctions professionnelles, commerciales ou officielles ne constituent pas des renseignements personnels, sauf s’ils révèlent des caractéristiques d’ordre personnel ou permettent d’identifier la personne à titre personnel. Les renseignements personnels sont utilisés par la BPO aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis initialement ou à des fins compatibles avec ses activités. L’accès aux renseignements personnels est limité aux membres du personnel qui en ont besoin pour accomplir leurs tâches professionnelles.
• Témoin : Petit fichier texte enregistré sur l’appareil d’une utilisatrice ou un utilisateur par un navigateur Web; il peut contenir des renseignements tels que des préférences, des identifiants de session ou des données d’utilisation. Les témoins peuvent être utilisés afin d’assurer le bon fonctionnement du site Web, d’effectuer des analyses et d’améliorer l’expérience d’utilisation.

Renseignements personnels recueillis et utilisés par la BPO

• Lorsqu’une cliente ou un client obtient une carte de la BPO: La BPO recueille des renseignements personnels, tels que le nom, la date de naissance, l’adresse et le numéro de téléphone lorsqu’une cliente ou un client obtient une carte de membre de la bibliothèque et dans le cadre de la gestion de son compte client. Ces renseignements sont utilisés pour prévenir les activités frauduleuses et pour permettre à la BPO d’identifier les personnes qui empruntent des articles. Pour la clientèle âgée de 15 ans ou moins, la BPO recueille également le nom d’un parent ou tuteur légal. Les renseignements personnels relatifs à l’adhésion sont également associés aux renseignements recueillis dans le cadre des demandes ou des emprunts d’article, tel que décrit dans la section suivante.
• Lorsque la clientèle demande ou emprunte des articles à la BPO
• La BPO conserve des renseignements sur les documents précédemment empruntés par une cliente ou un client. Plus précisément, la BPO conserve les éléments suivants :
  • Pour une durée indéterminée, un dossier indiquant les emprunts en cours de toute la clientèle, afin de faciliter la récupération des articles et le recouvrement des frais associés à des articles perdus ou endommagés. Cette information reste liée à la fiche de l’article et peut être consultée jusqu’à ce que l’article en question soit emprunté, puis retourné par quelqu’un d’autre.
  • Un dossier des articles empruntés par la clientèle des Services à domicile pendant la période où elle est abonnée à ce service, afin d’offrir une expérience efficace.
  • Un dossier des articles empruntés qui est conservé et peut être consulté pendant 90 jours.
    • Si une cliente ou un client le demande précisément à la BPO (« inscription » offerte dans le catalogue en ligne) : un dossier de tous les articles empruntés sera conservé.
    • Pour l’ensemble de la clientèle, même sans « inscription » comme indiqué ci-dessus : un dossier est conservé pour certains articles empruntés qui ne font pas partie de la collection générale (voir la page Web Frais et périodes d'emprunt pour en savoir plus).
  • Pour une durée indéterminée, un dossier des articles facturés à une cliente ou un client. 
  • Pour une durée indéterminée, un dossier des demandes d’articles de la collection effectuées par la clientèle.
• Lorsque la clientèle consulte le site Web de la BPO: La BPO recueille les adresses IP des personnes qui visitent son site Web. Une adresse IP est une information personnelle en vertu de la LAIMPVP lorsqu’elle peut raisonnablement être utilisée, seule ou avec d’autres renseignements, pour identifier une personne. Aucun autre renseignement personnel n’est recueilli lorsque la clientèle visite le site Web de la BPO, sauf si elle choisit d’utiliser des services qui en requièrent. Les adresses IP sont recueillies à des fins de sécurité, d’administration du système, de prévention de la fraude et d’analyse, et ne sont conservées que pendant la durée nécessaire à l’atteinte de ces objectifs. Les serveurs Web de la BPO conservent également un registre des mots-clés recherchés sur le site Web. La BPO conserve aussi des statistiques lui permettant de mieux comprendre l’utilisation de son site Web, notamment les pages les plus consultées, les périodes de fréquentation et les types d’appareils ou de navigateurs utilisés par les personnes qui le visitent. Ces renseignements servent à améliorer les services virtuels. Les données obtenues proviennent d’un grand nombre de visiteuses et visiteurs et d’adresses Web et sont conservées sous forme anonyme. La BPO ne peut identifier une personne précise à partir de jeux de données individuels. Lorsqu’une cliente ou un client se rend sur le site Web de la BPO, les pages consultées, ainsi qu’un témoin, sont sauvegardées sur son ordinateur, sa tablette ou son téléphone.
• Lorsque la clientèle remplit un formulaire sur le site Web de la BPO: Les renseignements personnels recueillis au moyen des formulaires de la BPO (pour les programmes, l’équipement, l’utilisation des salles de réunion et les commentaires) se limitent à ce qui est nécessaire pour administrer les services. Les renseignements sont conservés pendant sept ans conformément aux politiques de gestion des documents. La BPO peut recueillir périodiquement des données au moyen de questionnaires, aux fins d’analyse opérationnelle. Les données des questionnaires sont anonymisées pour supprimer les identifiants directs et indirects, et la BPO prend des mesures raisonnables pour prévenir la réidentification.
• Lorsque la clientèle utilise Internet à la BPO: L’accès à Internet est offert à la BPO au moyen d’un réseau Wi Fi (accessible à partir des appareils personnels de la clientèle ou des Chromebook empruntés à la BPO), ainsi que des postes informatiques mis à la disposition du public dans les succursales. L’accès à Internet à la BPO s’effectue au moyen de réseaux Internet publics dont le trafic est filtré afin de bloquer les pourriels, les tentatives d’hameçonnage, les contenus malveillants, l’évitement du serveur mandataire et le contenu illégal. Les sites Web visités au moyen des services Internet de la BPO peuvent utiliser des témoins distincts de ceux de la BPO. Celle-ci n’a aucun contrôle sur ces témoins. La BPO ne consulte ni ne conserve les renseignements de la clientèle ni l’historique des pages Web consultées sur son réseau, que ce soit au moyen du Wi Fi ou d’un ordinateur public, une fois la session terminée. Le page Web Modalités d'usage - réseau public permettent d’en savoir plus sur l’utilisation du réseau public à la BPO.
• Note sur les organismes tiers: La BPO veille à ce que les ententes conclues avec les fournisseurs de services tiers exigent le respect des obligations en matière de protection de la vie privée. De plus, lorsque la LAIMPVP l’exige, la BPO fournit à la clientèle les avis appropriés lorsque des renseignements sont recueillis par des tiers ou communiqués à ceux-ci. La BPO communique certains renseignements à des fournisseurs externes dans le cadre de certains services, notamment : 
  • des entreprises qui fournissent du contenu numérique ou des collections spécialisées ne faisant pas partie des collections générales présentées sur le site Web de la BPO; 
  • des entreprises qui offrent des services de recouvrement (p. ex. la BPO peut référer à une entreprise externe des clientes ou clients ayant des soldes impayés de 50 $ ou plus, en souffrance depuis 90 jours); 
  • des entreprises qui appuient les services à la clientèle (p. ex. la BPO peut retenir les services d’entreprises externes pour les questionnaires à la clientèle); 
  • des organismes qui offrent des programmes ou des activités en partenariat avec la BPO. 

Consultation ou modification des renseignements personnels de la clientèle

La clientèle peut mettre à jour certains de ses renseignements personnels en accédant à son compte en ligne. Elle peut aussi demander au personnel de les vérifier et de les mettre à jour. Enfin, elle peut demander une copie de tous ses renseignements personnels détenus par la BPO en remplissant le formulaire sur le site Web de la Bibliothèque ou en écrivant à la coordination de la LAIMPVP de la BPO, au 120, rue Metcalfe, Ottawa (Ontario) K1P 5M2 ou à OPL-MFIPPA@ottawa.ca.

Renseignements personnels des enfants

Le droit d’un parent ou d’un tuteur légal d’accéder aux renseignements personnels d’un enfant est soumis à la LAIMPVP et tient compte des exigences applicables relatives au consentement et à la garde de l’enfant. Les personnes ayant la garde d’un enfant de moins de 16 ans peuvent décider du type de carte de membre pour enfants qui convient au leur, notamment une option de carte sans accès à Internet. Les parents ont également accès aux renseignements personnels que la bibliothèque détient au sujet de leur enfant et peuvent consulter le compte de celui-ci. Lorsqu’une personne atteint l’âge de 16 ans, la BPO lui accorde des droits d’accès directs, sous réserve de la LAIMPVP et des restrictions applicables, et ne peut plus fournir aux parents l’accès aux renseignements du compte de leur enfant sans le consentement de ce dernier. Les enfants de 16 ans et plus reçoivent chaque année un type de carte différent jusqu’à leurs 18 ans, ce qui leur donne accès à différentes collections conformément à la législation applicable. Par exemple, la Loi de 2020 sur les renseignements relatifs au contenu des films interdit de vendre ou de louer à une personne de moins de 17 ans un exemplaire physique d’un jeu vidéo classé « Mature » par l’ESRB et interdit de vendre ou de louer à une personne de moins de 18 ans un exemplaire physique d’un jeu vidéo classé pour adulte par la même organisation.

Atteintes à la vie privée

Lorsqu’elle constate une atteinte à la vie privée, la BPO suit les directives du Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario (CIPVP) en matière de gestion des atteintes à la vie privée et : 

• mène une enquête, notamment sur l’étendue de l’atteinte; 
• protège ou contrôle tous les renseignements possibles, s’assure qu’aucune copie n’a été faite et prend des mesures pour éviter toute autre atteinte; 
• communique avec tous les clients touchés; 
• examine la situation pour recommander des modifications aux politiques ou aux activités de la bibliothèque afin d’éviter une nouvelle atteinte du même type; 
• avise les collègues, au besoin, notamment l’équipe de haute gestion de la Bibliothèque; 
• tient un dossier de l’atteinte dans un registre centralisé des atteintes, incluant l’évaluation des risques et les mesures d’atténuation; 
• signale les atteintes au CIPVP lorsque les lignes directrices de celui-ci l’exigent, et en avise tout autre organisme, s’il y a lieu.

Dernière mise à jour de cette page : 21 septembre 2026