Applicabilité: Clients

Objet

• Présenter les étapes des processus de demande de réexamen et d’appel dont il est question dans l’énoncé de position sur la liberté intellectuelle approuvé par le conseil d’administration (C.A.);
• Faire en sorte que les processus de demande de réexamen et d’appel sont suivis de manière équitable et transparente dans tous les secteurs de service, que ce soit en lien avec des articles de la collection ou exposés, des programmes ou des événements qui ont lieu dans les salles de réunion.

Énoncé

Demande de réexamen

Nous encourageons les clients préoccupés par des services de la Bibliothèque publique d’Ottawa (« la BPO » ou « la Bibliothèque ») à s’adresser d’abord aux employésde la succursale ou d’InfoService. Si la réponse reçue n’est pas satisfaisante, il est possible de remplir le formulaire de demande de réexamen. Notez que la BPO se conforme à la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario (LAPHO), et mettra donc en place les mesures d’adaptation raisonnables demandées.

Le chef de service et le personnel du secteur de service concerné examinent chaque demande de réexamen et fournissent normalement une réponse écrite au demandeur dans les 30 jours ouvrables suivant la demande.

Un seul examen couvrira les demandes de réexamen qui concernent des préoccupations communes ou reliées, et les demandeurs recevront la même réponse. Les nouveaux renseignements fournis par un demandeur seront examinés, et la demande initiale pourrait être rouverte. À moins que le demandeur ne soit avisé d’une prolongation du délai de traitement, une réponse écrite lui sera fournie dans les 30 jours ouvrables et contiendra la décision et son explication.

Droits de la personne contradictoires

Comme l’indique la Politique sur les droits de la personne contradictoires de la Commission ontarienne des droits de la personne (CODP), « les questions de droits de la personne contradictoires émanent de situations où des parties à un conflit prétendent que le fait qu’une personne ou qu’un groupe exerce des libertés ou des droits protégés par la loi porterait atteinte aux droits et libertés d’autres personnes. Cela complique l’approche de résolution des conflits relatifs aux droits de la personne, qui vise les cas où l’atteinte concerne les droits de la personne d’une partie uniquement. Dans certains cas, un seul groupe dépose une requête en matière de droits de la personne, mais cette requête concerne des droits reconnus par la loi d’une autre ou de plusieurs autres parties. »

• En cas de droits contradictoires, un examen aura lieu et la décision visera un équilibre entre la Charte canadienne des droits et libertés et le mandat conféré par la loi à la Bibliothèque, le cas échéant. Par exemple, le personnel déterminera si une solution permet l’exercice de chacun des droits, et si ce n’est pas possible, proposera la solution qui s’en rapproche le plus.

Appels

Si le demandeur n’est pas satisfait d’une décision à la suite d’une demande de réexamen, il peut en faire appel en écrivant directement à la directrice générale dans un délai de 30 jours. Il doit alors formuler ses préoccupations précises et justifier l’appel.

L’appel sera examiné par l’équipe de haute gestion de la Bibliothèque, qui jugera du caractère raisonnable de la décision initiale de la BPO dans le cadre du processus de demande de réexamen et prendra une nouvelle décision. La directrice générale transmettra cette décision par écrit au demandeur dans les 30 jours ouvrables suivant la réception de la demande d’appel, à moins qu’une prolongation du délai ne soit communiquée au demandeur.

Cette réponse de la BPO est définitive, sauf si de nouveaux renseignements sont communiqués par un tribunal canadien (p. ex., décision judiciaire).

Divulgation publique des demandes de réexamen faites à la BPO

Chaque année, habituellement pendant la semaine de la liberté d’expression en février, la directrice générale présente au C.A. un rapport contenant un sommaire des demandes de réexamen reçues, et les réponses de la BPO. Le rapport annuel publié ne contient aucun renseignement personnel sur les demandeurs.

Responsabilités

Bureau de la directrice générale

• Mener les discussions avec l’équipe de haute gestion de la Bibliothèque concernant les appels;
• Envoyer par écrit aux demandeurs la décision définitive rendue sur leurs appels;
• Fournir du soutien centralisé et les technologies nécessaires pour suivre les demandes de réexamen et les appels documentés par les chefs de service, et préparer un rapport annuel sur les demandes de réexamen en lien avec la liberté intellectuelle dans tous les secteurs de service;
• Conserver tous les dossiers et les documents d’appel. 

Équipe de haute gestion de la Bibliothèque

• Prendre les décisions concernant les appels.

Directrice, Services à la clientèle

• Approuver ou refuser les recommandations du chef de service, Gestion du contenu.

Chef de service, Services stratégiques et au conseil d’administration

• Préparer le rapport annuel sur les demandes de réexamen en matière de liberté intellectuelle reçues dans tous les secteurs de service.

Chef de service, Gestion du contenu

• Recevoir les formulaires de demande de réexamen;
• Avec l’aide du personnel, examiner les demandes et faire les recherches nécessaires, puis transmettre des recommandations à la directrice des Services à la clientèle aux fins d’approbation avant de répondre au demandeur;
• Donner des réponses écrites aux demandeurs;
• Faire des recherches supplémentaires pour l’équipe de haute gestion de la Bibliothèque et lui fournir des conseils au sujet des appels, si nécessaire;
• Conserver tous les dossiers et les documents internes de demandes de réexamen concernant les collections en suivant les processus de gestion des documents officiels;
• Informer la communauté des bibliothèques canadiennes (généralement au moyen de la Library Challenges Database du Centre for Free Expression de l’Université métropolitaine de Toronto) et la Fédération canadienne des associations de bibliothèques des demandes de réexamen et des réponses de la BPO;
• Fournir, à la chef de service, Services stratégiques et au conseil d’administration de l’information sur les demandes de réexamen, un résumé de celles reçues au cours de l’année écoulée et les réponses de la BPO pour le rapport annuel au C.A.

Chefs de service

• Recevoir les formulaires de demande de réexamen;
• Avec l’aide du personnel, examiner les demandes;
• Donner des réponses écrites aux demandeurs;
• Faire des recherches supplémentaires pour l’équipe de haute gestion de la Bibliothèque et lui fournir des conseils au sujet des appels, si nécessaire;
• Conserver tous les dossiers et les documents de demandes de réexamen du secteur (y compris en ce qui concerne des programmes, des expositions, des activités dans les salles de réunion et l’accès Internet), en suivant les processus de gestion des documents officiels;
• Informer la communauté des bibliothèques canadiennes des demandes de réexamen et des réponses de la BPO;
• Fournir, à la chef de service, Services stratégiques et au conseil d’administration de l’information sur les demandes de réexamen, un résumé de celles reçues dans leur secteur au cours de l’année écoulée et les réponses de la BPO pour le rapport annuel au C.A.

Employés

• Expliquer aux demandeurs l’énoncé de position sur la liberté intellectuelle, les cadres décisionnels et les politiques applicables, et le processus de demande de réexamen;
• Contribuer à l’analyse des demandes de réexamen.

Documents à l’appui

Cadre de Gestion du contenu

Énoncé de position du C.A. sur la liberté intellectuelle

Politique sur l’utilisation des espaces et tableaux d’affichage

Politique d’accès au réseau public

Politique sur la réservation de salle de réunion

Formulaire de demande de réexamen

Cadre légal

Charte canadienne des droits et libertés 

Code criminel

Code des droits de la personne de l’Ontario