Objet
- Établir les lignes directrices et les responsabilités ayant trait à la prévention, à la détection et au signalement des cas de fraude et d’abus, et aux enquêtes sur ceux-ci.
- Définir les mesures à prendre dans le cadre des enquêtes sur la fraude, les abus et d’autres irrégularités.
Énoncé
La Bibliothèque publique d’Ottawa (« la BPO », ou « la Bibliothèque ») s’engage à protéger ses ressources financières, ses biens, ses renseignements et autres actifs contre les tentatives illégales ou mensongères d’en tirer des avantages financiers ou autres, qu’elles émanent d’un membre du public, d’un entrepreneur, d’un sous-traitant, d’un agent, d’un intermédiaire, d’un bénévole ou d’un employé de la BPO. Elle s’engage par ailleurs à mettre en œuvre des mesures de détection et de signalement des cas de fraude ou d’abus, et des mesures d’enquête sur ceux-ci.
La fraude s’entend de toute utilisation abusive ou tentative d’utilisation abusive d’un bien de la BPO ou d’un bien de la Ville prêté à la BPO pour son propre bénéfice ou à des fins interdites et non liées aux affaires de la Bibliothèque. En voici des exemples :
- Falsification ou altération de chèques, de traites, de billets à ordre ou de titres;
- Tout détournement ou vol de fonds, de titres, de fournitures ou d’autres biens;
- Toute irrégularité dans le traitement ou la déclaration d’opérations financières;
- Détournement de biens, de fournitures, d’accessoires fixes, d’équipement, de documents ou de temps appartenant à la BPO;
- Fait de solliciter ou d’accepter tout avantage matériel de la part de fournisseurs, de consultants ou d’entrepreneurs engagés dans une relation d’affaires avec la BPO, ce qui enfreint le Code de conduite des employés;
- Toute activité informatique comprenant l’altération, la destruction, la falsification ou la manipulation de données à des fins frauduleuses, ou détournement de logiciels, de matériel ou de données appartenant à la BPO ou à la Ville;
- Toute demande inappropriée de remboursement des dépenses;
- Autres activités abusives contrevenant au Code de conduite des employés et à la Politique sur l’utilisation responsable des ordinateurs de la BPO.
Un abus est défini comme l’utilisation inefficace des ressources de la BPO et s’entend de toute opération, tout processus ou toute activité où des ressources de la BPO ont pu être utilisées de façon non optimale ou qui font fi des occasions d’économiser.
En application du Code de conduite des employés, le personnel doit agir avec intégrité, bon jugement et discrétion lorsqu’il sert directement ou indirectement le public. Il s’engage à utiliser les biens, les services et les ressources de la BPO ou de la Ville de manière responsable dans l’exercice de ses fonctions.
Le personnel de la BPO et les membres du public peuvent signaler des incidences de fraude, d’abus et d’actes répréhensibles commises par des employés ou d’autres personnes (telles que les entrepreneurs faisant affaire avec la Bibliothèque) de manière anonyme au moyen du système de signalement de la Ligne directe fraude et abus. La BPO ne possède pas de mécanisme interne pour de tels signalements. La Ligne directe fraude et abus est administrée par un tiers, et seul le Bureau du vérificateur général (BVG) a accès à l’information qu’elle reçoit. Le BVG transmet à la BPO les signalements qui la concernent pour qu’elle détermine si une enquête sera déclenchée.
Quiconque signale un cas de fraude ou d’abus doit agir de bonne foi et avoir des motifs raisonnables de le faire. Tout membre du personnel ou toute autre personne qui dépose de mauvaise foi une plainte sans fondement, ou qui fait volontairement une déclaration trompeuse ou mensongère visant à nuire à une enquête sur une plainte, s’expose à des mesures disciplinaires ou à des actions en justice, à la discrétion de la directrice générale.
Toutes les parties à une enquête sur le signalement d’un cas de fraude ou d’abus seront traitées équitablement.
La BPO protégera contre les représailles, dans la mesure du possible, le membre du personnel ou toute autre personne qui signale de bonne foi une fraude ou un abus à une autorité compétente afin que l’on remédie ou mette fin au problème.
Les membres du personnel qui exercent des représailles sur une personne ayant dénoncé de bonne foi un cas de fraude ou d’abus s’exposent à des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au congédiement.
La BPO a l’intention d’enquêter pleinement sur tous les cas de fraude ou d’abus présumés. Une enquête objective et impartiale sera menée sans égard au poste, au titre, à l’ancienneté ou à la relation avec la BPO d’une personne qui pourrait être visée ou concernée par une enquête.